Politica de confidențialitate

Operatorul de date este NVD SMART RENT S.R.L., CUI 46559036, nr. Registrul Comerțului J2022014656406, sediul social: București, Sector 3, Str. Academiei nr. 4–6, sc. A, et. 2, ap. 5. Contact: contact@chanttal-luxury.ro, +40 720 535 006. Pentru solicitări privind datele personale, folosește adresa de email oficială, cu subiectul „Protecția datelor”. Desemnarea unui responsabil cu protecția datelor (DPO) va fi comunicată dacă este obligatorie ori dacă societatea decide desemnarea sa.

Vizitatorilor site-ului, persoanelor care solicită sau efectuează rezervări, titularilor și însoțitorilor incluși în fișele de cazare, persoanelor care comunică cu operatorul și reprezentanților clienților persoane juridice.

În procesul de rezervare și facturare sunt prelucrate numele, datele de contact, datele de facturare ale persoanei fizice sau juridice, apartamentul ales, perioada, numărul persoanelor, valoarea, moneda, identificatorii comenzii, statusurile rezervării și plății și istoricul comunicărilor. Plata se realizează prin NETOPIA, iar facturarea prin SmartBill. Operatorul nu are nevoie de codul CVV și de numărul integral al cardului.

Online Check-in poate colecta datele de identificare și contact ale titularului și însoțitorilor, informații despre sejur, tipul și datele actului, fotografii ale documentelor în fluxul disponibil, declarații, confirmări, semnături și fișe PDF. Se pot înregistra data, ora, identificatori de sesiune, statusuri de verificare și semnare și istoricul operațiunilor. Accesul este acordat personalului autorizat. Furnizarea datelor obligatorii de cazare poate fi necesară pentru prestarea serviciului și respectarea legii.

Prelucrările au, după caz, următoarele temeiuri: executarea contractului și măsuri precontractuale (art. 6 alin. (1) lit. b GDPR), obligații legale privind evidența turiștilor și fiscalitatea (lit. c), interes legitim proporțional pentru securitate, administrarea incidentelor, protejarea proprietății și apărarea drepturilor (lit. f) și consimțământ, numai unde este necesar, pentru servicii opționale precum cookie-urile neesențiale (lit. a). Nu se solicită consimțământ generic pentru operațiunile obligatorii de cazare.

Fotografiile actelor de identitate sunt date sensibile din perspectiva riscului de confidențialitate, chiar dacă nu reprezintă automat categorii speciale în sensul art. 9 GDPR. Accesul este restricționat și utilizarea lor se limitează la scopurile comunicate. Necesitatea colectării copiilor actelor și existența unei alternative mai puțin intruzive trebuie validate separat de operator înainte de publicare; obligația de identificare nu justifică automat păstrarea fotografiilor.

Politica operațională dorită este ștergerea fotografiilor actelor în maximum 30 de zile de la încărcare. În prezent, regula Cloudflare R2 pentru prefixul checkins/ este configurată la 30 de zile, dar mecanismul local al pluginului a fost descris ca expirând fotografiile la 15 zile; până la armonizarea și testarea tehnică, ștergerea poate interveni mai devreme. Regula R2 trebuie verificată pentru a nu elimina și alte tipuri de documente. Copiile de rezervă și copiile aflate la furnizori pot avea cicluri distincte, care trebuie inventariate. Această secțiune necesită confirmare tehnică înainte de publicare.

Fișele de cazare, documentele semnate, evidențele rezervărilor și facturile pot avea termene diferite de păstrare, potrivit obligațiilor legale, prescripției și necesității de apărare a drepturilor. Datele din jurnalele tehnice și notificări sunt păstrate numai cât este justificat. Termenele concrete pentru fiecare categorie, copiile de rezervă și procedurile de ștergere definitivă se stabilesc într-un registru intern de retenție.

În limitele necesare, datele pot fi prelucrate de furnizorii de hosting WordPress și WooCommerce, NETOPIA Payments (plăți), SmartBill (facturare), eSemneaza (semnare și documente), Cloudflare R2 (stocare documente), furnizorii de email/SMTP și Telegram (notificări operaționale către grupul intern autorizat). Calendarul poate primi informații despre disponibilitate de la platforme externe, inclusiv Booking.com, prin iCal. Fiecare furnizor poate avea propriul rol juridic și propriile condiții; acestea trebuie verificate contractual. Datele pot fi transmise autorităților când legea impune.

Fișele PDF sunt generate din informațiile introduse și pot fi trimise către eSemneaza pentru semnare. Sistemul poate prelucra documentul, identificatorul cererii, statusul, momentul semnării, dovezi tehnice și PDF-ul rezultat. Fișele semnate pot fi vizualizate, descărcate, tipărite sau reprintate de personalul autorizat, cu evidențierea statusului administrativ de tipărire. Ștergerea locală a unei fișe nu presupune automat ștergerea copiei deținute de eSemneaza.

Sunt utilizate controlul accesului, linkuri individuale pentru check-in, conexiuni securizate, separarea documentelor, jurnale de operațiuni și măsuri de protecție a datelor. Notificările Telegram sunt destinate exclusiv persoanelor autorizate și trebuie limitate la datele necesare operării rezervărilor. Nicio măsură tehnică nu exclude integral riscurile. Incidentele sunt evaluate și gestionate conform obligațiilor GDPR.

Site-ul poate utiliza cookie-uri necesare pentru rezervare, autentificare și securitate. Pentru cookie-uri opționale, analiză sau marketing se va solicita consimțământul atunci când legea îl impune. Inventarul exact al cookie-urilor și serviciile precum reCAPTCHA trebuie verificat pe site-ul efectiv, nu dedus din existența pluginului. O politică separată de cookie-uri va prezenta furnizorii, scopurile și duratele.

Furnizori precum Telegram, Cloudflare sau alți prestatori pot implica acces ori transferuri internaționale. Operatorul trebuie să verifice localizarea datelor, rolurile furnizorilor și garanțiile aplicabile (decizii de adecvare, clauze contractuale standard sau alte mecanisme valabile). Nu se afirmă că toate datele sunt stocate exclusiv în România.

În condițiile GDPR, persoanele pot solicita accesul, rectificarea, ștergerea, restricționarea, portabilitatea, opoziția și retragerea consimțământului unde acesta este temeiul. Drepturile nu sunt absolute; anumite date trebuie păstrate conform legii. Solicitările se transmit la contact@chanttal-luxury.ro. În mod obișnuit, operatorul răspunde în cel mult o lună, cu posibilitatea prelungirii motivate potrivit GDPR.

Persoanele vizate pot depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), prin anspdcp.ro, fără a afecta alte căi legale de atac.

În configurația descrisă, rezervările și check-in-ul sunt gestionate digital, dar nu este declarată utilizarea unor decizii exclusiv automatizate cu efect juridic semnificativ sau a profilării în scopuri comerciale. Această afirmație trebuie reconfirmată înainte de publicare.

Politica poate fi revizuită în urma schimbării fluxurilor, furnizorilor sau obligațiilor legale. Data versiunii va fi actualizată, iar modificările importante vor fi comunicate prin mijloace adecvate.